Charte RGPD
Quelle est l’utilité de cette politique ?
La politique de traitement des données à caractère personnel, témoigne de la volonté pour A.T.E.S., de faire respecter les règles applicables en matière de protection des données à caractère personnel et, notamment, celles du Règlement Général sur la Protection des Données ("RGPD")1. En particulier, la politique RGPD vise à informer nos clients et nos partenaires, sur la manière et les raisons pour lesquelles nous traitons des données personnelles dans le cadre des services que nous fournissons.
A qui s’adresse cette politique ?
La politique RGPD mise en place par A.T.E.S, s’applique à nos clients, nos potentiels clients, nos partenaires (apporteur d’affaires notamment), un candidat à un poste ouvert au sein notre société, etc.
Pourquoi traitons-nous vos données ?
Dans le cadre des services proposés par notre société, nous sommes nécessairement amenés à traiter les données personnelles des personnes susmentionnées pour les raisons et les fondements suivants :
● Pour que vous puissiez bénéficier de nos services et pour répondre à vos demandes en matière comptable et fiscale et ce, sur la base de nos conditions générales et particulières telles que préconisées par l’Ordre des Experts Comptables au Luxembourg.
● Pour que vous puissiez nous suivre sur les réseaux sociaux et partager vos opinions sur la base des conditions générales d’utilisation de la plateforme utilisée (ex : Facebook, LinkedIn...) et de notre intérêt légitime à bénéficier d’une page dédiée sur les réseaux sociaux.
● Pour que vous puissiez vous inscrire et recevoir notre newsletter qui vous informera de toutes les actualités concernant nos services sur la base de votre consentement.
● Pour que vous puissiez candidater à un poste chez A.T.E.S.
● Pour garantir et renforcer la sécurité et la qualité de nos services, sur la base des obligations légales pesant sur notre secteur d’activité (obligation de vigilance dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme notamment) et de notre intérêt légitime à assurer le bon fonctionnement de nos services.
Quelles données traitons-nous et pour combien de temps ?
Nous procédons ci-dessous à une synthèse des catégories de données personnelles que nous collectons directement auprès de vous, ainsi que leurs durées respectives de conservation.
Si vous souhaitez obtenir davantage de détails sur les durées de conservation, vous pouvez nous contacter à l’adresse s.bernier@ates.lu.
● Données d’identification et coordonnées des clients personnes physiques, des administrateurs/gérants, associés/actionnaires (ex : nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance, adresse personnelle, N.I.F. ) d’une société cliente et de ses entités intermédiaires, et de ses filiales, conservées pendant toute la durée de la relation d’affaires et cinq années supplémentaires à son achèvement (à des fins de conformité professionnelle en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme).
● Données indiquées dans le CV et la lettre de motivation conservées pendant la durée du processus de recrutement puis deux mois à l’issue du processus de recrutement sous réserve de votre consentement.
A l’issue de ces délais, les données seront détruites sauf demande écrite de votre part pour les récupérer.
De quels droits disposez-vous pour contrôler l’usage de vos données ?
La réglementation applicable en matière de protection des données, octroie des droits spécifiques qui peuvent être exercés, à tout moment et gratuitement, afin de contrôler l’usage que nous faisons de vos données personnelles.
● Droit d’accès et de copie de vos données personnelles dès lors que cette demande n’est pas en contradiction avec le secret des affaires, la confidentialité, ou encore le secret des correspondances.
● Droit de rectification de données personnelles qui seraient erronées, obsolètes ou incomplètes.
● Droit de vous opposer aux traitements de vos données personnelles, étant ici précisé qu’A.T.E.S. ne fait pas de prospection commerciale.
● Droit de demander l’effacement (“droit à l’oubli”) de vos données personnelles qui ne seraient pas essentielles au bon fonctionnement de nos services.
● Droit à la limitation de vos données personnelles qui permet de geler l’utilisation de vos données en cas de contestation sur la légitimité d’un traitement.
● Droit à la portabilité de vos données qui vous permet de récupérer une partie de vos données personnelles afin de les stocker ou les transmettre facilement d’un système d’information à un autre.
● Droit de donner des directives sur le sort de vos données en cas de décès soit par votre intermédiaire, soit l’intermédiaire d’un tiers de confiance ou d’un ayant-droit. Pour qu’une demande soit prise en compte, il est impératif qu’elle soit effectuée directement par vous à l’adresse s.bernier@ates.lu.
Toute demande qui n’est pas effectuée de cette manière ne peut pas être traitée. Nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais, dans la limite de deux mois à compter de sa réception.
Qui peut avoir accès à vos données ?
Nous ne communiquons vos données qu’aux personnes dûment autorisées à les utiliser pour mettre en oeuvre nos services. Il peut notamment s’agir de notre personnel en charge de la mise en oeuvre des services fournis par A.T.E.S. ou un de nos éventuels sous-traitant, sous réserve de votre information et de votre consentement.
Nous pouvons également communiquer vos données aux autorités publiques et judiciaires afin de satisfaire à nos obligations légales et professionnelles.
Comment protégeons-nous vos données ?
Nous mettons en oeuvre tous les moyens techniques et organisationnels requis pour garantir la sécurité de vos données au quotidien et, en particulier, pour lutter contre tout risque de destruction, perte, altération, ou divulgation de vos données qui ne serait pas autorisée.
Vos données peuvent-elles être transférées en dehors de l’Union européenne ?
Sauf si cela s’avère strictement nécessaire et de manière marginale, nous ne transférons pas de données en dehors de l’Union européenne et les données sont toujours hébergées sur le sol européen.
En outre, nous faisons notre possible pour recourir à des prestataires hébergeant les données au sein de l’Union européenne. Dans le cas où nos prestataires seraient néanmoins amenés à transférer des données personnelles vous concernant en dehors de l’Union européenne, nous veillons scrupuleusement à ce qu’ils mettent en oeuvre les garanties appropriées afin d’assurer la confidentialité et la protection de vos données.
Qui pouvez-vous contacter pour obtenir plus d’informations ?
Notre Délégué à la protection des données (“DPO”) est toujours à votre disposition pour vous expliquer plus en détail la manière dont nous traitons vos données et pour répondre à vos questions sur le sujet à l’adresse : s.bernier@ates.lu.
Comment pouvez-vous contacter la CNPD ?
Vous pouvez à tout moment contacter l’autorité de contrôle luxembourgeoise en matière de protection des données à caractère personnel (la “Commission Nationale pour la Protection des Données” ou “CNPD”) aux coordonnées suivantes : 15, Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux ou par téléphone au : (+352) 26 10 60 -1.
La politique peut-elle être modifiée ?
Nous sommes susceptibles de modifier notre politique RGPD à tout moment pour l’adapter aux nouvelles exigences légales ainsi qu’aux nouveaux traitements que nous pourrions mettre en oeuvre à l’avenir.
1 RÈGLEMENT (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données)